In molte occasioni, dalla riunione di condominio al corso di degustazione del vino, passando per la conferenza stampa e il pranzo di nozze, è necessario avere un elenco degli iscritti all’evento collegato a un registro presenze. Per meglio tener d’occhio la situazione e gestire imprevisti e non. Ecco una Cartella di Lavoro per LibreOffice Calc che risolve il problema.
Cosa c’è nel Registro Presenze
Vediamo nel dettaglio cosa contiene questa Cartella di Lavoro, partendo, guarda un po’, dalla fine: il foglio di configurazione.
Il foglio di configurazione del registro presenze
Ecco qua. Nella “Lista Nominativi” scriveremo cognome, nome ed eventualmente un recapito (sempre utile in caso di imprevisti) di ciascuna delle persone iscritte all’evento.
Qui c’è posto per 50 iscritti, il numero massimo che questa cartella può gestire. Non è un limite assoluto, però aumentarlo richiede parecchio lavoro. Se ne avete la necessità, date un’occhiata in fondo al post, dove parlo delle possibili modifiche.
Di fianco alla lista, si vede un bel pulsantone grigio su fondo giallo, con scritto “Aggiorna registro”. Serve per trasferire i nomi della lista negli altri fogli del registro, automaticamente e in ordine alfabetico. C’è una macro che fa tutto il lavoro, perciò attenzione: perché tutto funzioni come si deve dovete abilitare il funzionamento delle macro nelle opzioni di sicurezza di LibreOffice.
Sì, è vero, ci sono delle macro molto pericolose. Ma questa l’ho fatta io, e vi garantisco che è assolutamente innocua. Ovviamente, però, se cercate di fare delle modifiche il discorso cambia, e io non posso garantirvi nulla.
Il foglio presenze stampabile per ciascun evento
Non solo abbiamo spazio per 50 iscritti, ma possiamo gestire le presenze di 23 eventi in totale. In due modi diversi:
- Inserendo i dati direttamente da tastiera nel registro
- Oppure stampando un foglio dove annotarli a mano, e trascriverli successivamente nel computer
Ecco il foglio presenze:
Il foglio presenze stampabile
Occupa esattamente un foglio formato A4, girato in orizzontale. Per usarlo si scrivono i dati dell’evento nella parte alta del foglio, e si registrano le presenze nella colonna di fianco a cognome e nome, che sono compilati da Calc quando aggiorniamo il registro. A lato c’è una zona dove possiamo aggiungere i nomi delle persone che dovessero iscriversi durante l’evento, magari per seguire i successivi. Questi nomi andranno poi aggiunti alla lista nominativi nella configurazione.
Ho voluto dare la possibilità di segnalare anche i ritardatari, oltre a presenze e assenze. Non perché così è più facile sgridarli, ma per valutarne il numero e decidere se è il caso di spostare gli eventi successivi a orari diversi.
Il Registro Presenze vero e proprio
Questo è l’aspetto del Registro Presenze, il foglio che racchiude i dati di tutti gli eventi.
La pagina del registro presenze
Anche qui abbiamo i campi Cognome e Nome precompilati automaticamente, poi ci sono le colonne per i 23 eventi previsti. Qui metteremo una P per presente, A per assente o R per ritardo. In fondo a ciascuna riga abbiamo i totali per iscritto, mentre le ultime righe della tabella mostrano i totali per evento. Nell’immagine non si vedono tutte le 50 righe per i nomi, ma vi assicuro che ci sono tutte.
Potete benissimo stampare il tutto, ma questo foglio occupa due pagine formato A4.
Possibili modifiche
Mi pare di aver detto tutto, o quasi. Ah, sì, il foglio è scaricabile gratuitamente col pulsante in fondo al post.
Nel caso vogliate modificarlo… accomodatevi! Come ho già detto il lavoro non è impossibile, usando le dovute precauzioni, soprattutto con la macro. Ma dato che questa legge la lista nomi e la mette in ordine alfabetico, se avete in mente di aumentare il limite di 50 iscritti dovrete ritoccarla per forza.
Quindi, smanettoni, avanti! E se non vi sentite in grado di fare da soli? Non vi resta che contattarmi, troveremo una soluzione!
Scarica la cartella gratis qui:
beh, che dire.. altro ottimo lavoro, complimenti
Ciao Paolo, e grazie!