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LO Calc: la protezione delle celle

Parliamo un po’ della protezione delle celle di Calc. Che cos’è? Apparentemente si tratta solo di un sistema per impedire che il contenuto venga modificato, ma in realtà è qualcosa di più. Facciamo insieme la sua conoscenza.

Ma prima di continuare, una piccola “nota di servizio”: la versione di LibreOffice che uso, e a cui si riferisce quello che scrivo, è la 5.7.3.2. Ora, la domanda è: perché non usi la versione più recente, cioè la 6.0.1?

E la risposta è: perché non uso LibreOffice per giocare, e non sono un masochista. La versione 6 di LibreOffice, per adesso, è definita “stabile” semplicemente perché non manda in crash il computer tutte le volte che la lanci. Ma è piena di errori, conosciuti e sconosciuti, tanto è vero che la stessa Document Foundation raccomanda di non usarla in ambiente di lavoro. Per fare sul serio, in altre parole, ci vuole la versione 5.

Questo dimostra che non bisogna mai avere troppa fretta di aggiornare un programma complicato come LibreOffice. Perché si rischia di subire danni che nessuno si sognerà mai di ripagare. Uomo avvisato…

La protezione delle celle

Passiamo a cose serie. Ogni cella di un foglio di Calc incorpora, tra gli attributi che la definiscono, un meccanismo di protezione a più livelli. Lo possiamo attivare semplicemente selezionando la cella (o l’area di celle) che ci interessa, e aprendo la finestra “Formato celle” dal menu contestuale (che si apre col tasto destro del mouse).

finestra protezione celle

La finestra di protezione delle celle

Questa finestra è, per quanto riguarda la scheda “Protezione”, identica alla gestione degli stili, quindi quello che stiamo per dire vale anche all’interno di uno stile, invece che di una o più celle formattate direttamente. La cosa più importante, da non dimenticare, è scritta in alto a destra. E dice che per attivare la protezione delle celle è necessario proteggere tutto il foglio, scegliendo la voce “Proteggi foglio” del menu strumenti. Ma ne riparliamo dopo.

La scheda non ha molte opzioni e quelle poche sono raggruppate sotto due voci: Protezione e Stampa. Parliamo prima della seconda, che ci offre semplicemente la possibilità di escludere la cella dalle stampe. Basta mettere il segno di spunta nella casella “Non stampare”.

Con la protezione vera e propria invece il discorso è un po’ più articolato. Abbiamo una voce principale, “Nascondi tutto”, e due voci secondarie: “Protetta” e “Nascondi formula”.

Se spuntiamo la voce principale (cioè “Nascondi tutto”), attivando la protezione del foglio la cella ci sembrerà vuota, perché qualsiasi cosa contenga verrà nascosta. Inoltre non potremo modificare il contenuto, e neppure cancellarlo. La cella insomma è completamente protetta, e il contenuto è invisibile.

Nascondere e proteggere selettivamente

Lasciando stare “Nascondi tutto” e spuntando invece “Protetta” otteniamo di impedire le modifiche pur lasciando il contenuto della cella visibile, qualunque esso sia. Si può vedere, ma non modificare o cancellare.

E poi c’è “Nascondi formule”. Normalmente una cella che contiene una formula ne mostra il risultato, mentre (se la cella è selezionata) nella barra di digitazione appena sopra al foglio si vede, e si modifica, il testo della formula. Mettendo la spunta a questa casella la formula sarà invisibile, mentre la cella mostrerà regolarmente il suo risultato.

Attenzione, però: la formula è nascosta, ma non è protetta dalle modifiche. Quindi se la cancello o schiaccio qualche tasto mentre la cella è selezionata ne distruggerò il contenuto. Questo vuol dire che “Nascondi formule” deve sempre essere usata insieme a “Proteggi”, mai da sola: sarebbe troppo pericoloso.

Ora sappiamo come fare per proteggere una cella, o un’area di celle, o anche tutte le celle a cui è assegnato un determinato stile. Ma abbiamo visto che, perché questa protezione funzioni, bisogna attivare quella del foglio.

La protezione foglio

La finestra “Proteggi foglio”, che si apre ricorrendo alla voce corrispondente del menu “Strumenti”, ci offre anch’essa un paio di possibilità interessanti.

protezione delle celle: la protezione foglio

La finestra della protezione foglio

Tanto per cominciare, possiamo fare in modo che per eliminare la protezione sia necessario l’uso di una password. Se vogliamo usarla, la dovremo inserire due volte per sicurezza. E naturalmente poi dovremo ricordarcela, perché ci verrà chiesta per sbloccare la protezione!

Ma possiamo anche impedire che le celle protette, quelle non protette, o tutte quante, siano selezionabili. Basta giocare con le due caselle di spunta appena sotto ai campi della password. A cosa serve una possibilità del genere? Beh, per esempio a rendere evidente la presenza di celle protette in un foglio, rendendole totalmente inaccessibili. E se ci pensate un attimo sono sicuro che vi verrà in mente qualcos’altro.

Ultimo particolare da tenere presente (può essere molto utile): la protezione deve essere attivata per ciascun foglio separatamente, quindi posso avere, all’interno dello stesso file, fogli protetti e non protetti. E posso proteggere ogni foglio con una password diversa.

A cosa serve proteggere le celle?

Ok, ora sappiamo cos’è e come si applica la protezione delle celle. Prossima domanda: che ne facciamo?

Questa domanda ha tante risposte, ma io ve ne darò solo un paio. Per prima la più ovvia: evitiamo di cancellare formule e dati che ci sono costati tempo e fatica per colpa di una sbadataggine o di una distrazione.

Se poi anche altri useranno il nostro foglio, e non vogliamo copioni, nasconderemo le formule che abbiamo usato agli occhi indiscreti.

Ma proviamo a immaginare uno scenario diverso: abbiamo dei collaboratori, che raccolgono dati di qualche genere nella loro zona di competenza. Le informazioni vanno inserite in un file di Calc piazzato sul cloud, per essere accessibile da tutti senza problemi.

Nel file ci sono i fogli dove inserire i dati, e poi tabelle e diagrammi di riepilogo in altri fogli separati. Come fare per essere sicuri che ciascun collaboratore compili solo la sua parte di dati, evitando errori e confusione?

Basta creare un foglio dati per ciascuno, e proteggerli con password differenti. Ogni persona avrà la sua password, che le permetterà di modificare solo i dati di sua competenza.

E voi cosa fareste? Avete altre idee?

4 Comments

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  1. Battagliese Giuseppe

    Non capisco tutta la problematica,ma dico il mio pensiero sulla sicurezza:
    1)la protezione per documento singolo va creata nel foglio in modo chiaro con due pw una per il foglio + una a generazione automatica nascosta per cella,dato,formula(da doppia selezione>dato e cella,(asterischi + cambio colore celletta a ogni pw nuova.
    2)Ora inseriamo la vera sicurezza,ma diverso da quanto detto.
    Inseriamo nel codice sorgivo di l.o.il sistema pgp(sistema molto sicuro a doppia chiave=pubblica e privata) tra la pw principale(o generale) e la pw foglio.
    L’idea è usare le pw come chiavi numeriche per il pgp.
    3)E palese che apparentemente la pw foglio così possa sembrare una st…..e invece no,in quanto questa pw lavora a doppia funzione:(sul pgp e lo attiva)nel momento inserimento e funziona come pw normale sul foglio,quindi è importatissima.
    Io dico che così si raggiunge un buon livello di sicurezza e un programmatore di
    l.o.lo crea in pochi giorni,sulle prove presumo delle difficoltà risolvibili,non so vedremo.
    Saluti da peppino.

    1. Caro Giuseppe, ti ringrazio per il tuo intervento.
      Io metodo che suggerisci è sicuramente valido se si tratta di proteggere dati sensibili, ma risulta eccessivo quando si tratta solo di evitare modifiche accidentali a formule o dati. Sono questi i casi a cui mi riferivo e che, col sistema suggerito nel post, possono essere risolti facilmente.

  2. Battagliese Giuseppe

    Ma una soluzione và trovata,ti propongo due livelli di sicurezza,da scegliere nelle impostazioni di l.o.:
    1)Uno come ti ho spiegato(livello professionale)casomai impiegando OpenPGP.
    2)Oppure senti,ho notato che nel post che hai scritto per spiegare,non fai altro che dare dei veri comandi a carattere software,tanto vale creare un estensione come dici appunto a sicurezza semplice a basso livello.
    –E chiaro che entrambi i programmi sono legati(ma non caricati)alla scelta nelle impostazioni che una volta attivata scaricheranno il relativo software.

    1. Ripeto che qui non si tratta di proteggere dati sensibili, ma solo di evitare problemi causati da distrazione o sbadataggine. Anche se, personalmente, non mi sognerei mai di usare LibreOffice per maneggiare un certo tipo di dati, sicuramente esistono mille soluzioni per farlo. Ma hanno tutte un difetto: possono essere realizzate solo avendo conoscenze di programmazione e una certa esperienza in materia. Anche creare un’estensione per LO non è una cosa alla portata di tutti (voglio dire che non tutti hanno il tempo e la voglia di imparare a fare cose del genere), quindi non sono argomenti adatti a questo blog, che è fatto per gli utenti e non per i tecnici.

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