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LO Calc: la funzione CERCA

Oggi proviamo a esaminare nel dettaglio una delle funzioni predefinite di LibreOffice Calc: CERCA. Vediamo come funziona e a cosa può servire. E, già che ci siamo, diamo uno sguardo alla creazione guidata funzioni.

La creazione guidata è un tool per facilitare l’inserimento delle formule nelle celle. Permette di avere sott’occhio una lista completa delle funzioni predefinite, e di verificare il risultato delle formule mentre le stiamo “costruendo”. Insomma, è una bella comodità, anche se non le mancano i difetti.

Per cominciare, costruiamoci una piccola tabella come quella qui sotto, che useremo per i nostri esperimenti.

Tabella funzione CERCA

La tabellina per giocare con la funzione CERCA.

La cella A8 conterrà la funzione. In questo esempio vediamo delle parole, ma ovviamente si possono usare anche dati numerici.

La Creazione guidata funzioni

Per aprire la creazione guidata si usa il pulsante che vedete in alto, segnalato dalla freccia rossa. Premendolo appare la finestra corrispondente.

Creazione guidata funzione CERCA

La creazione guidata della funzione CERCA

Come vedete, è divisa in due parti principali. Nella prima ci sono due schede: “Funzioni” e “Struttura”. Di quest’ultima ci occuperemo un’altra volta. La prima scheda invece ci interessa subito: serve a trovare la funzione che cerchiamo in mezzo a quelle presenti in Calc.

La scheda contiene, in basso, l’elenco completo dei nomi di funzione. Sopra ci sono due caselle: la prima, “Cerca”, filtra i nomi in elenco a seconda dei caratteri che digitiamo. L’altra è un elenco a discesa con le categorie in cui sono raggruppate le funzioni, e serve anch’essa a filtrare i nomi dell’elenco. La funzione CERCA, come vediamo sopra, fa parte della categoria “Foglio di calcolo”.

La funzione CERCA

La seconda parte della finestra mostra, in alto, il nome della funzione che abbiamo selezionato facendo doppio click sull’elenco; e una breve spiegazione di quale ne è il risultato. E qui c’è una nota alquanto dolente: spesso le spiegazioni fornite non sono affatto utili, perché sono poco comprensibili o addirittura sbagliate. Ma si sa, la colpa è sempre di Micr… Ooops, scusate, nominare il diavolo porta male!

Comunque sia, dopo c’è una serie di caselle di testo, una per ciascun parametro necessario alla funzione. Quando ne selezioniamo una, sopra appare il nome del parametro e la sua descrizione.

Nel nostro caso i campi sono tre: Criterio di ricerca, Vettore e Risultato. Per ciascuno possiamo inserire:

  • L’indirizzo di una cella (o di un’area di celle, se previsto dalla funzione) che contiene i dati da elaborare.
  • Direttamente un valore fisso, che quindi non cambierà mai, a meno di non intervenire sulla formula.
  • Un’altra funzione il cui risultato sia in un formato valido per fare da parametro. Per ottenerla possiamo aprire una nuova creazione guidata col pulsante che precede la casella.

Il pulsante che la segue invece serve per minimizzare la finestra, in modo da poter selezionare più comodamente celle o aree di celle.

Ancora più sotto abbiamo il campo “Risultato”, dove vedremo, appunto, il risultato della formula che abbiamo inserito; o un codice di errore, se qualcosa non va (anche adesso c’è un errore, ma semplicemente perché non abbiamo ancora inserito valori per i parametri). E poi “Formula”, dove vediamo in anteprima il testo che verrà inserito nella cella quando premeremo il pulsante “OK”.

Inseriamo i parametri e vediamo che succede. Criterio di ricerca (il valore che dobbiamo cercare), nel nostro caso, è il contenuto della cella A4. Vettore invece è l’area di celle dentro cui fare la ricerca, quindi la lista delle parole da cercare: C4:C9. E poi c’è Risultato, ossia la parola da restituire, nell’area D4:D9. Adesso le cose sono cambiate.

Funzione CERCA al lavoro

La funzione sta già lavorando, possiamo dare l’OK

Come si vede, funziona tutto. Confermiamo quindi con “OK” e torniamo alla tabellina della prima immagine.

Tabella completa funzione CERCA

La nostra tabella adesso è completa

Vediamo i dettagli

Adesso la tabella è completa, e possiamo cominciare a fare esperimenti. Ma prima di tutto definiamo il funzionamento di CERCA: il suo compito è trovare il valore Criterio dentro all’area di celle Vettore. Se lo trova, restituisce il valore nell’area Risultato che si trova nella stessa posizione. Per essere più chiari, riferiamoci alla nostra tabella.

La funzione legge il contenuto della cella A4, e lo cerca nella lista delle parole da cercare. In questo caso, “Bianco” è al primo posto, quindi il valore corrispondente tra le parole da restituire è “Nero”, che vediamo nella cella A8.

Provando a cambiare la parola in A4 vedremo cambiare di conseguenza il risultato. Ma se cerchiamo una parola che non è nella lista?

Proviamo. Prima di tutto, cancelliamo il contenuto di A4. In A8 compare l’errore #ND, cioè valore indeterminato. In questo caso non è un vero e proprio errore: la funzione ci sta dicendo che non ha niente da cercare. Proviamo adesso a scrivere in A4 la parola “Giovane”. La risposte è “Nero”. Perché?

Perché non trovando un valore uguale, CERCA restituisce quello immediatamente maggiore tra quelli nella lista. Allo stesso modo, se scriviamo “Vecchio”, la risposta sarà “Vino”. Divertente, no?

Una raccomandazione importante: fate molta attenzione al contenuto dell’area celle dove va fatta la ricerca: specialmente se si tratta di dati numerici, devono sempre essere in ordine crescente, altrimenti potremmo avere risultati sbagliati! Questo è uno dei punti deboli di questa funzione, e deve essere sempre tenuto in considerazione.

Una possibile applicazione

Ora sappiamo cosa fa la funzione CERCA. Rimane da aggiungere una cosa: noi abbiamo usato due colonne per le liste di parola da trovare e da restituire. Ma avremmo anche potuto usare due righe, dato che CERCA funziona sia in verticale che in orizzontale. Da notare anche che le due aree di celle in cui la funzione opera non devono per forza essere contigue.

Funzione CERCA orizzontale

CERCA funziona anche così

La prossima domanda è: cosa ne facciamo? Tanto per dire, immaginiamo di avere degli anelli da vendere, fatti di materiali diversi e, ovviamente, con prezzi diversi a seconda del materiale. Se vogliamo redigere un preventivo per un anello, possiamo creare una tabella di questo genere.

Cercaprezzi con funzione CERCA

Esempio di applicazione: cercaprezzi

Naturalmente il tutto va sistemato meglio, con una bella grafica e tutti gli altri dati necessari. Ma questo è solo un esempio. La tabella con i materiali e relativi prezzi potrebbe benissimo essere in un altro foglio, una piccola gestione di magazzino, magari.

Ma cosa abbiamo fatto? Abbiamo creato in B24 una lista a scomparsa con tutti i materiali disponibili. Scegliendo un materiale, la funzione CERCA che è in C24 comincia il suo lavoro, e restituisce il prezzo corrispondente. Il testo della funzione è CERCA(B24;E24:E27;F24:F27).

Questa è solo un’idea, ma sono sicuro che, se ci pensate, vi verranno in mente tante altre possibilità. Che ne dite?

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